公文函寫作中常見病例的分析與修改

公文函寫作中常見病例的分析與修改

 

一、對一份詢問函的分析與修改

【原文】

xx日報社公函

xx函(xxxx)x號

xx日報社關于聯系青年記者學習事宜的函xx大學:

為了提高我社青年記者的業務能力,我們決定從現有記者中抽出十五名青年記者,到貴校中文系新聞進修班脫產進修一年。從xxxx年xx月xx日開始,到xxxx年xx月結束。有關進修費用按上級有關文件規定繳納。如果同意,希盡快函告我們。

xxxx年六月三十日(印章)

xx日報社人事處

xxxx年xx月xx日(印發)

【分析與修改】

本文存在的問題如下:

1.“公函”行文時,可不加“公”字,版頭亦不用寫“公函”

二字。在公務活動中使用的“函”,無“公函”和“私函”之分。

2.發文字號上的圓括號應改為六角括號。

3.發文字號與標題之間缺少一條紅色反線。

4.正文第一句應刪掉一些不必要的文字,修改為:“為提高我社青年記者的業務能力,我們擬選15名同志,到你校中文系新聞進修班脫產學習一年。”

5.最后一句:“如果同意,希盡快函告我們。”會使人產生疑問:如果不同意,是否就不必函告了呢?實際上,這類函對方無論同意與否,都是應該復函的。所以,“如果同意”幾個字用得不準確,應改為“同意否"。

【改稿】

xx日報社文件

xx函[xxxx]x號

xx日報社關于聯系青年記者學習事宜的函

xx大學:

為提高我社青年記者的業務能力,我們擬選15名同志,到你校中文系新聞進修班脫產學習一年。從xxxx年xx月xx日開始,到xxxx年xx月結束。有關進修費用按上級文件規定繳納。同意否,希盡快函告我社。

xxxx年xx月xx日(印章)

xx日報社人事處

xxxx年xx月xx日印發

公文函寫作中常見病例的分析與修改

二、對兩份問答函的分析與修改

【原文】

xx市XXXX辦公室xx辦函

(xxxx)xx號關于清繳各類機密文件的函

xx各委,辦,處(局),公司:

根據省XX辦公廳x辦函(xxxx)xx號文件精神。為了加強保密工作,嚴防文件遺失,保證文件的安全,xx決定對xxxx年度XX、省、xx等上級各類機密文件進行徹底清繳。望各部門接此通知后,立即組織人員,將xxxx年度XX、省、xx等上級各類機密文件進行認真徹底清繳。并將清理出的文件列出清單,務于三月十五日前交辦公室文檔室,以便盡快歸檔立卷。

xx市XXXX辦公室

xxxx年xx月xx日

xx市XXXX辦公室

xxxx年三月四日印發

【分析與修改】

本文存在的問題如下:

1.版頭不規范

版頭橫線中間的五角星應去掉。

2.正文結構不規范

主要是層次安排不當,開頭兩個介詞詞組后面應緊接著說干什么,然后再提出具體要求。

3.語言文字不規范

(1)主送標點有誤,主送XX“xx各委,辦,處(局),公司°

中,“委”“辦”后的逗號應改為頓號。

(2)“根據省XX辦公廳x辦函(xxxx)xx號精神”一句,引文不合要求,應先引標題后引發文字號。

(3)“望各部門接此通知后”。“各部門”應改為“各單位”;“通知“應改為“函”。

(4)“望…….清繳”。“清繳”應改為“清理”。

(5)日期除成文時間用漢字外,其他均應改為阿拉伯數字。

【改稿】

xx市XXXX辦公室xx辦函

(xxxx]xx關于清繳各類機密文件的函

xx各委、辦、處(局),公司:

根據省XX辦公廳《關于……》(x辦函[xxxx]xx號)精神,為了加強保密工作,嚴防文件遺失,保證文件的安全,xx決定對xxxx年度XX、省、xx等上級各類機密文件進行徹底清繳。望各單位接此函后,立即組織人員認真清理,并將清理出的文件列出清單,務于3月15日前交辦公室文檔室,以便盡快立卷歸檔。

xxxx年xx月xx日(印章)

xx市XXXX辦公室

xxxx年3月4日印發

 

【原文】

xx省體育運動XX會關于詢問比賽的函

xx市體委:

全省農民運動會各項目的比賽分散在各地舉行,擬讓你委承辦籃球、田徑兩項目的比賽。能不能承辦,請于8月5日前答復。

xx省體育運動XX會

xxxx年xx月xx日

【分析與修改】

本文雖簡短,但問題很大。具體如下:

1.標題中缺少完整事由,從正文看,標題應為“xx省體育運動XX會關于詢問舉辦全省農民運動會有關項目比賽的函"。

2.“能不能承辦,請于8月5日前答復”一句,語氣生硬,不夠謙和。本句話應改為“能否承辦,希于8月5日前答復”。

【改稿】

xx省體育運動XX會關于詢問舉辦全省農民運動會有關項目比賽的函

xx市體委:

全省農民運動會各項目的比賽分散在各地舉行,擬讓你委承辦籃球、田徑兩項目的比賽。能否承辦,希于8月5日前答復。

xx省體育運動XX會

xxxx年xx月xx日

公文函寫作中常見病例的分析與修改

三、對一份批答函的分析與修改

【原文】

中國xx銀行關于建設單位為動遷戶建房問題的復函

xx省分行:

xxxx年建字xx號函收到。關于為動遷戶建房問題,經與XX計委研究,答復如下:

一、因新建工程拆遷場地房屋后,建設單位需要為動遷戶新建房屋時,其投資和建筑面積應按照設計文件規定的指標納入基本建設計原有企業拆除房屋后,按原有規模進行建設,經當地計委同意后,可以不列入基本建設計劃。但應按照有關規定,加強計劃管理。二、用建設單位支付的遷移補償費重建房屋時,是否按原規定再編制基建計劃,可由省計委根據具體情況決定。但這部分基建投資應通過建設銀行撥款,按照指定用途使用。

中國xx銀行

xxxx年x年xx日

【分析與修改】

該份答復問題的函標題內容尚可,情況敘述清楚,理由說明充分,但也有如下兩處小問題:

1.語句表達不通順。“一、因新建工程拆遷場地房屋后,建設單位需要為動遷戶新建房屋時.……”應修改為“一、建設單位因新建工程拆遷場地房屋后,需要為動遷戶新建房屋時……

2.公文成文時間的“年”與“日”之間的“年”,應改為“月”。

【改稿】

中國xx銀行關于建設單位為動遷戶建房問題的復函

xx省分行:

xxxx年建字xx號函收到。關于為動遷戶建房問題,經與XX計委研究,答復如下:

一、建設單位因新建工程拆遷場地房屋后,需要為動遷戶新建房屋時,其投資和建筑面積應按照設計文件規定的指標納入基本建設計原有企業拆除房屋后,按原有規模進行建設,經當地計委同意后,可以不列入基本建設計劃。但應按照有關規定,加強計劃管理。二、用建設單位支付的遷移補償費重建房屋時,是否按原規定再編制基建計劃,可由省計委根據具體情況決定。但這部分基建投資應通過建設銀行撥款,按照指定用途使用。

中國xx銀行

xxxx年xx月xx日

公文函寫作中常見病例的分析與修改

四、對一份商治函的分析與修改

【原文】

關于商治xxx同志調動工作事宜的函

xxxx制造廠:

我校xx學院xx系xx教研室xx同志,xxxx年從xx工業大學xx專業本科畢業,分配到我校任教師以來,工作認真負責,教學、科研都取得了顯著成績,于xxxx年被聘為講師。

該同志一人單身在我校工作,家庭的其他成員全部住在你市,其妻xxx同志在貴廠工作。該同志不但夫妻分居兩地,且上有體弱多病的母親、下有不滿周歲的兒子需要照顧。經該同志多次申請,我校領導研究,為解決xxx同志夫麥兩地分居并照顧其家庭存在的特殊困難,我校同意該同志調往貴廠工作的要求。現特致函與你們商治,并請盡快函復。若貴廠同意考慮xxx同志的這一要求,接到你們復函后我們即將該同志的檔案寄給你們審查。

xx大學人事處

xxxx年xx月xx日

【分析與修改】

該份商治函情況敘述清楚,理由說明充分,語句比較通順,但文中的問題很可能會導致該函無人受理。這一問題是標題沒有XX名稱。該文屬于平行XX之間的行文。相應地,行文XX是處級XX,主送XX也應為處級XX,即主送XX應為“xxxx制造廠人事處"。

【改稿】

xx大學人事處關于商治xxx同志調動工作事宜的函

xxxx制造廠人事處:

我校xx學院xx系xx教研室xxx同志,xxxx年從xx工業大學xx專業本科畢業,分配到我校任教師以來,工作認真負責,教學、科研都取得了顯著成績,于xxxx年被聘為講師。

該同志一人單身在我校工作,家庭的其他成員全部住在你市,其妻xxx同志在貴廠工作。該同志不但夫妻分居兩地,且上有體弱多病的母親、下有不滿周歲的兒子需要照顧。經該同志多次申請,我校領導研究,為解決xxx同志夫妻兩地分居并照顧其家庭存在的特殊困難,我校同意該同志調往貴廠工作的要求。現特致函與你們商洽,并請盡快函復。若貴廠同意考慮xxx同志的這一要求,接到你們復函后我們即將該同志的檔案寄給你們審查。

xx大學人事處

xxxx年xx月xx日

 

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